Licitação

Processo Licitatório no próximo nível

Desafio

O executivo responsável pelo processo licitatório da empresa multinacional da área da saúde gostaria aumentar a eficiência do processo regional para todos os produtos e, ao mesmo tempo, rever a definição de papéis e responsabilidades da equipe para equilibrar a produtividade em oposição ao tempo de dedicação em cada etapa do processo.

Solução

A consultora e o líder definiram que fariam um evento do tipo Kaizen de forma diferente, pois não era possível trabalhar com toda a equipe em dias consecutivos, visto que os processos licitatórios possuem muitas exigências documentais e de tempo de resposta, o que não permite a espera. Mapeamos o processo fim-a-fim por etapas até conseguirmos ter uma visão sistêmica, incluindo as interdependências com áreas internas que participavam ativamente do processo.

Realizamos diversas análises por meio de ferramentas para tornar os processos mais eficientes com a equipe interna e equipes das outras áreas envolvidas. Elaboramos um plano de ação robusto, com responsabilidades para área de licitação e demais áreas com interdependência. A equipe teve dedicação excepcional durante os dias de Kaizen, que fundamentou o início da transformação para trazer os resultados da área a um novo patamar.

Resultado

A duração mais longa (10 dias) do Kaizen, foi importante para conseguir a participação de representantes do whole system e, dessa forma, conseguirmos co-criar mudanças relevantes com stakeholders-chave a fim de garantir uma mudança sustentável e escalável.

Com a implementação do Plano de Ação, a equipe propôs redução de lead time maior que 25% e estruturou seu processo para aumento da participação após captação de oportunidade. Os executivos da empresa entenderam a complexidade, a relevância do processo licitatório e aprovaram as mudanças propostas pela equipe. 70% da equipe de licitação respondeu na avaliação pós-Kaizen que a experiência foi “muito positiva”, e os demais, “positiva” e100% recomendariam a metodologia Kaizen para outras áreas